Bereits in vergangenen Blogartikeln habe ich auf die Wichtigkeit des professionellen Forderungsmanagements hingewiesen, um die eigene Liquidität sicher zu stellen und planen zu können. Dieses Forderungsmanagement kann nun unterschiedlich umgesetzt werden. Beispielsweise können sich einzelne Mitarbeiter nebenbei um das Eintreiben der Forderungen kümmern oder eben auch hauptberuflich.
Durch die drohende Insolvenzwelle wird es jedoch umso wichtiger, diesen Prozess zu digitalisieren und damit zu automatisieren. So können im Endeffekt Zeit, Geld und andere personelle Ressourcen gespart werden.
Welches die wichtigsten Faktoren für ein erfolgreiches digitales Forderungsmanagement sind, erkläre ich in diesem Blogartikel.
Digitales Forderungsmanagement wird immer unverzichtbarer
Wir streben grossen Umwälzungen in der Wirtschaft entgegen. Die vergangenen Monate haben gezeigt, dass Menschen vermehrt von zu Hause aus konsumieren, da die Covid-Beschränkungen es erschwerten, beim stationären Händler vor Ort einzukaufen. Die Arbeitslosigkeit stieg zwar etwas, doch im Grossen und Ganzen blieben die Werte, auf einem hohen Niveau, stabil. Gleichzeitig gab es so wenig Firmenpleiten wie niemals zuvor. Dies sollte die Alarmglocken bei allen Beteiligten schrillen lassen, denn es ist alles andere als normal, dass es in der grössten Wirtschaftskrise nach dem zweiten Weltkrieg, kaum zu Insolvenzen kam. Die staatlichen Interventionen haben dafür gesorgt, dass selbst insolvente Unternehmen nicht Insolvenz anmelden mussten. Dies wird in den kommenden Monaten und Jahren nachgeholt, was grosse Auswirkungen auf die Zahlungsfähigkeit aller Akteure haben wird. Unternehmen müssen sich darauf vorbereiten – unter anderem mit einem digitalen Forderungsmanagement.
Klassisches Forderungsmanagement am Limit
In wirtschaftlich prosperierenden Zeiten kommt es zu weniger Zahlungsausfällen. Diese können relativ leicht “gemanagt” werden von Unternehmen. Was jedoch, wenn diese Zahlungsausfälle in kurzer Zeit massiv zunehmen? Es besteht die Gefahr, dieser Menge nicht mehr Herr zu werden und wertvolle Zeit verstreichen zu lassen, was sich wiederum negativ auf die Liquidität des Unternehmens auswirkt. Und Liquidität ist der Schutzschirm schlechthin in wirtschaftlich turbulenten Zeiten. Ohne Liquidität kein Business!
Ab einer gewissen Menge an Zahlungsausfällen können diese sogar existenzbedrohlich wirken. Sie binden Zeit, Energie und personelle Ressourcen, da Schuldner fortlaufend kontaktiert werden und Kontoeingänge kontrolliert werden müssen. Diese Ressourcen könnten produktiver eingesetzt werden. Digitales Forderungsmanagement kann hier eine wertvolle Unterstützung bieten, um die Mitarbeiter zu entlasten und dennoch Planungssicherheit zu gewinnen.
Digitales Forderungsmanagement als elegante Lösung für die eigene Liquidität
Die Minimierung des Personal- und Ressourcenaufwandes durch die Implementierung eines digitalen Forderungsmanagements ist nur ein wichtiger Aspekt. Alle Prozesse rund um das Eintreiben von offenen Rechnungen können so digitalisiert und automatisiert werden. Dabei spielt es dann gar keine Rolle mehr, um wie viele Fälle es tatsächlich geht. Die Forderungssoftware erledigt ihren Job, egal ob es um 100 oder um 10.000 Fälle in der Woche geht und unterstützt dadurch die Mitarbeiter massgeblich. Kein Schuldner, keine Frist und keine Instanz werden mehr übersehen. Das System meldet und protokolliert jeden Fall, sodass stets eine perfekte Übersicht und damit verbunden, eine sehr gute Planbarkeit der eigenen Liquidität herrscht. Die Software zeigt darüber hinaus, wann es notwendig ist, ein Inkassobüro hinzuzuziehen, um die Forderungen geltend zu machen.
Transparenz auf allen Ebenen des Forderungsmanagements
Im Endeffekt gibt es drei Ebenen, auf welchen Forderungsmanagement betrieben wird:
- die unternehmerische Ebene
- die Ebene des Inkassobüros
- die gerichtliche Ebene
Digitales Forderungsmanagement sorgt nun dafür, dass diese drei Ebenen professioneller miteinander vernetzt werden. Die Protokollierung der jeweiligen Schritte und Strategien ist hier enorm wichtig. Ist dieser Prozess lückenlos festgehalten, dann muss sich weder das Inkassobüro noch das Gericht grossartig einarbeiten und der Prozess der Eintreibung der Forderung kann ohne Verzögerung stattfinden. Voraussetzung für diesen reibungslosen Ablauf ist natürlich die professionelle und tagesaktuelle Datenpflege der relevanten Informationen. Nur so schafft man einen hervorragenden Überblick über den Stand der Dinge, was der Liquidität des Unternehmens zum Vorteil gereicht.
Das dadurch entstehende Zahlenmaterial kann wiederum bei Banken vorgelegt werden, um über eine etwaige Anpassung der Kreditrichtlinien zu verhandeln. Diese Form der Transparenz und Aktualität wirkt sich auf vielen Ebenen sehr positiv auf jedes Unternehmen aus.
Im Spannungsfeld zwischen Entlastung und Belastung
Digitales Forderungsmanagement sorgt also für eine lückenlose und engmaschige Struktur der Kommunikation mit den Schuldnern. Doch egal wie engmaschig die Strategie auch ist, es wird immer wieder Kunden geben, die nicht zahlen können oder wollen, egal wie oft und auf welche Weise man sie kontaktiert.
Wichtig ist nur, diesen Prozess vollständig protokolliert zu haben. In letzter Konsequenz, also wenn selbst Inkassobüros nicht erfolgreich in der Eintreibung der Schulden waren, muss der Fall vors Gericht. Auch hier kann digitales Forderungsmanagement eine perfekte Schnittstelle herstellen, sodass keine offenen Fragen bleiben. All das spart Zeit, sodass das Unternehmen schneller ans eigene Geld kommt und etwas für die eigene Liquidität tun kann.
Fazit von Milan Milic
Zeit ist Geld. Digitales Forderungsmanagement hilft nicht nur dabei, Zeit zu sparen, sondern Mitarbeiter zu entlasten und einen sehr guten Überblick über den Stand der monetären Dinge zu erhalten. Die Software unterstützt die Mitarbeiter beim Eintreiben der offenen Rechnungen und erinnert sie, wann welche Massnahme umzusetzen ist.
Dies führt dazu, dass mehr Geld in kürzerer Zeit fliesst und die “schwierigeren” Fälle ebenfalls schneller an ein Inkassobüro übergeben werden können.
Die professionelle Datenübertragung in Richtung Inkassounternehmen oder Gericht sind massive Vorteile des digitalen Forderungsmanagements, die dadurch ein sehr gutes Datenfundament an die Hand erhalten, um aktiv zu werden.
Die wirtschaftlichen Zeiten werden mit Sicherheit härter, weshalb derzeit der ideale Zeitpunkt ist, um sich mit diesem Thema zu beschäftigen. Viel Erfolg bei der Umsetzung und Implementierung meiner Hinweise!
Dein Milan Milic
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