Professionelles Forderungsmanagement ist ein Bereich, um den viele Unternehmen gerne einen weiten Bogen machen würden. Dies ist auch mehr als verständlich. Denn in den seltensten Fällen ist es eine angenehme Sache, dem Kunden mitzuteilen, dass seine Rechnungen noch nicht beglichen sind und dem unverzüglich nachzukommen ist.
Fehlende Liquidität, aufgrund nicht bezahlter Rechnungen, obwohl die Leistung schon längst erbracht wurde, ist unternehmerisch sehr gefährlich. Sehr schnell kann man nämlich selbst in Zahlungsnöte gelangen. Deshalb war und ist es von enormer Bedeutung für das unternehmerische Fortbestehen, ein professionelles Forderungsmanagement zu beauftragen oder selbst zu installieren.
Liquidität vor Rentabilität
Die vergangenen Monate haben eindrucksvoll bewiesen, wie wichtig das Vorhalten von Liquidität für ein Unternehmen ist. In Zeiten, wo grosse Unsicherheit auf dem Markt herrscht, ist jeder Euro/schweizer Franken wichtig, um die eigenen Rechnungen bezahlen zu können. Unternehmen, die bereits im Vorfeld für ein professionelles Forderungsmanagement gesorgt haben, befanden sich in einer einigermassen komfortablen Lage, da höchstwahrscheinlich nicht allzu viele Rechnungen ausständig waren, als plötzlich der Lockdown verkündet wurde.
In Krisen sinkt erfahrungsgemäss die Zahlungsmoral vieler Kunden. Aus diesem Grund ist es oftmals existentiell wichtig, sich professionell um die Begleichung ausstehender Rechnungen zu kümmern, allein schon deshalb, um den eigenen Betrieb und dessen Fortführung zu schützen. Die Situation, unverschuldet in eine existenzbedrohende Lage mit dem eigenen Betrieb zu kommen, kann jedoch durch professionelles Forderungsmanagement vermieden werden.
Seriöses Forderungsmanagement beginnt nicht erst nach der Rechnungslegung
Um es zu vermeiden, in einen Liquiditätsengpass zu schlittern, müssen Unternehmen ihre Hausaufgaben schon weit vor der Rechnungslegung erledigen. Im Idealfall wird nämlich überhaupt nichts mehr auf Rechnung verkauft, sondern so gut es geht, bar abgewickelt. Sollte es, aus irgendwelchen Gründen nicht möglich sein, Barzahlungen zu vereinbaren mit den Geschäftspartnern, dann sollte zumindest eine Bonitätsprüfung stattfinden und das Handelsregister des Gegenübers unter die Lupe genommen werden. Diese sind zwar nicht immer sehr aktuell, doch die Historie zeigt oftmals sehr eindrucksvoll, wie stabil das Unternehmen aufgestellt ist, mit dem ein Geschäft eingegangen werden soll.
Folgende Fragen sollten beantwortet werden:
Kam es zu häufigen Verlegungen des Firmensitzes?
Ist mein Ansprechpartner auch zeichnungsberechtigt?
Wie oft wechselte die Geschäftsführung in den vergangenen Jahren?
Diese Fragen helfen dabei, ein rundes Bild über den Zustand eines Unternehmens zu erhalten. Je höher die Summen, um die es geht, desto wichtiger ist die Nachforschung.
Professionelles versus unprofessionelles Forderungsmanagement
Oftmals stehen den Unternehmen das eigene Mindset im Wege. Beim Gedanken an ein Forderungsmanagement kommen einem mitunter Bilder einer wilden Schlägertruppe, die den Kunden einschüchtert. So etwas möchte natürlich kein Unternehmen, das Wert auf seinen Ruf legt. Zu gross ist die Angst, man könnte den Kunden auf immer und ewig an die Konkurrenz verlieren.
Mit professionellem Forderungsmanagement hat diese Vorgehensweise jedoch überhaupt nichts zu tun. Dieses sorgt dafür, dass ein wertschätzender Dialog mit dem säumigen Kunden aufgebaut wird. Unnötigen Druck über Drohungen aufzubauen, erzeugt bei der Gegenpartei meistens ebenso grossen Widerstand. Widerstand, der nicht nur Energie von allen Seiten abverlangt, sondern vor allem Zeit kostet. Psychologisch geschulte Mitarbeiter sorgen beim professionellen Forderungsmanagement, dass der Kunde bereits bei den ersten Telefonate davon überzeugt wird, die ausstehende Rechnung zu begleichen. Immer im wertschätzenden Dialog, niemals über Zwang oder Druck.
Das Vorgehen eines seriösen Forderungsmanagements
Möchte ein Unternehmen sein Forderungsmanagement an eine andere Firma auslagern, gibt es einige Kriterien, die beachtet werden sollten, um seriöse von unseriösen Anbietern unterscheiden zu können.
Jeder professionelle Anbieter arbeitet nach einer bestimmten Strategie und Struktur. Die eigenen Mitarbeiter sind kommunikativ und psychologisch ausgebildet, sodass die Gesprächsführung immer wertschätzend, auf Augenhöhe mit dem Kunden, aber stets auf den Endzweck – der Begleichung der ausstehenden Rechnung – fokussiert ist. Je besser die Mitarbeiter geschult sind, desto höhere Rückzahlungsquoten können darüber hinaus schneller erzielt werden. Um bis zu 30% – 40% höhere Quoten sind durch gut geschulte Mitarbeiter erzielbar.
Erst, wenn alle Kontaktversuche per Post, per Mail, per SMS und per Telefon nicht fruchten, sollte der Weg übers Gericht eingeschlagen werden, denn dann kann der Kunde nicht zahlen oder er will tatsächlich nicht.
Zeit ist Geld
Professionelles Forderungsmanagement sorgt dafür, dass Unternehmen nicht nur das Maximum ihrer Ausstände eintreiben können, sondern, dass dies auch möglichst schnell funktioniert. Etablierte Unternehmen im Sektor des Mahnwesens wissen aus der Praxis, welche Vorgehensweisen zum Erfolg führen und wie lange es im Schnitt dauert, bis die Gläubiger ihr Geld sehen. Dabei hängt es oft von der Art der Rechnung, von der Klientel und von der Höhe der Rechnung ab, die geschuldet wird. So kann bereits im Vorfeld relativ gut berechnet werden, wann wieviel Gelder ans Unternehmen zurückfliessen. Für die eigene Liquiditätsplanung ist dieses Wissen natürlich Gold wert, vor allem dann, wenn Geld knapp ist.
Kurzum: Professionelle Unternehmen im Forderungsmanagement helfen ihren Kunden schnell und möglichst unkompliziert, ihr Recht durch zu setzen. Doch sie helfen auch dabei, dass dies so selten wie möglich der Fall sein wird, weil Vorkehrungen getroffen werden, die es den Kunden massiv erschweren, die Rechnungen nicht zu bezahlen.
Die 3 verheerendsten Fehler, die Unternehmer bei ausstehende Kundenforderungen begehen können
In Zeiten, in denen Geld knapp ist, müssen Vorkehrungen und Massnahmen getroffen werden, um selbst nicht von Liquiditätsengpässen heimgesucht zu werden. Oftmals machen es sich Unternehmen selbst schwer, indem sie eine falsche Vorstellung von Forderungsmanagement haben oder ihren Kunden nicht zu nahe treten möchten.
In diesem Blogartikel zeige ich, welches die 3 verheerendsten Fehler von Unternehmen, in Verbindung mit Kundenforderungen sind.
Fehler Nr. 1: Falsches Mindset im Bezug auf Forderungen
Es ist toll, wenn Unternehmen ein Produkt oder eine Dienstleistung verkaufen. Noch toller ist es jedoch, wenn diese vom Kunden auch bezahlt wird. Vor allem in schwierigen, wirtschaftlichen Zeiten sinkt die Zahlungsmoral vieler Marktteilnehmer teilweise dramatisch. Hier muss unbedingt von jedem Unternehmen entgegengesteuert werden und die Strategie bei den Zahlungsmodalitäten überarbeitet werden. Doch oftmals hindert das eigene Mindset die Unternehmen daran, die Zügel enger zu ziehen. Dabei ist es doch das Normalste der Welt, dass für eine erbrachte Leistung auch Geld bezahlt wird. Ein falscher Anstand kann dazu führen, dass beispielsweise keine Barzahlung von Unternehmen eingeführt wird. Dieses Versäumnis kann sogar existenzbedrohend sein.
Ich kann nur betonen, dass dies wohl einer der wichtigsten Schritte ist, um die eigene Liquidität zu sichern.
Milan Milic: Forderungsmanagement ist nicht immer schön – aber notwendig
Viele Unternehmen haben auch eine falsche Vorstellung von modernem Forderungsmanagement. Sie haben unter Umständen Bilder im Kopf von grossgewachsenen und trainierten Männern, die an die Tür des Kunden klopfen, um ihn zur Überweisung des ausstehenden Betrags zu zwingen – ist übrigens rechtlich verboten, den Schuldner persönlich aufzusuchen.
Modernes Forderungsmanagement arbeitet auf der psychologisch-kommunikativen Ebene, indem geschultes Personal am Telefon dafür sorgt, dass die Zahlungsbereitschaft steigt. Mit gut geschulten Mitarbeitern kann im Schnitt eine 30% bis 40% höhere Rückzahlungsquote erreicht werden. Alles ohne Gericht und relativ zügig. Die Erhöhung der Zahlungsbereitschaft funktioniert auch nie über Zwang oder Druck, sondern stets über Wertschätzung und Respekt. Je mehr Druck aufgebaut wird, desto mehr Widerstand wird ausgelöst.
Fehler Nr. 2: Fehlende Strategie und Struktur
Einen Plan zu haben, den man diszipliniert verfolgt, ist im Bereich des Forderungsmanagements enorm wichtig. Viele Unternehmen versäumen es, Prozesse zu definieren oder einzuhalten, wenn es um nicht bezahlte Rechnungen geht. Hier wird oftmals darauf vertraut, dass der Kunde schon zahlen wird, wenn man hin und wieder Mahnbriefe schickt.
Das Hauptproblem dabei ist, dass der Überblick fehlt und es so zu massiven Zeitverzögerungen kommt, die dem eigenen Unternehmen schaden. Nachlässigkeit in diesem Bereich kann sehr gefährlich für die eigene Liquidität werden. Je schneller ein Plan in die Tat umgesetzt wird, den man auch wirklich befolgt, desto besser. Die Praxis zeigt, dass engmaschige Kommunikation massiv dabei hilft, die Zahlungsmoral des Gegenübers zu erhöhen.
Struktur führt zum Erfolg
In der Praxis hat es sich bewährt, den zahlungssäumigen Kunden über verschiedene Kanäle zu kontaktieren:
- Dreimal wird er per Post angeschrieben.
- Dreimal wird er per E-Mail kontaktiert.
- Dreimal wird er per SMS angeschrieben.
- Zehnmal wird versucht, telefonisch mit ihm Kontakt aufzunehmen.
All diese Vorgänge müssen eng getaktet und somit aufeinander abgestimmt sein. Der Kunde soll wissen, dass er keine Möglichkeit der künstlichen Verzögerung hat und seine Schulden auch nicht “vergessen” werden. Sollte der Kunde danach auch nicht bereit sein zu bezahlen, dann muss der Fall dem Gericht übermittelt werden.
Im Prinzip gibt es nur zwei Möglichkeiten, weshalb der Kunde nicht zahlt:
- Er möchte nicht bezahlen.
- Er kann nicht bezahlen.
Forderungsmanagement hat die Aufgabe herauszufinden, welche der beiden Optionen im vorliegenden Fall zutrifft.
Fehler Nr. 3: Mangelhafte Vorbereitung
Vorbereitung ist die halbe Miete, heisst es doch so schön. Dies gilt im Forderungsmanagement genauso. Unternehmen könne viele Vorkehrungen treffen, die sie in weiterer Folge davor bewahren, rechtliche Schritte einleiten zu müssen.
Bei grösseren Aufträgen muss es vertragliche Vereinbarungen geben, die klipp und klar herausarbeiten, wann wieviel zu bezahlen ist. Somit gibt es keine rechtlichen Fragezeichen oder Grauzonen.
Darüber hinaus sollte, vor allem in nächster Zeit, darauf geachtet werden, mit welcher Branche gearbeitet wird. Es ist bereits jetzt absehbar, dass in den kommenden Monaten die Gastronomie und die Baubranche sehr harte Quartale durchleben werden müssen. So gut es geht sollten Aufträge nur gegen Barzahlung geleistet werden. Dies gilt eigentlich für alle Branchen, nur für die eben Genannten besonders.
Bonitätsprüfung und Background-Check
Das jeweilige Handelsregister gibt schon gute Aufschlüsse darüber, wie Firmen in der Vergangenheit gewirtschaftet haben. Diese Auszüge sind zwar nicht wirklich aktuell, doch die vergangene Entwicklung eines Unternehmens sagt schon sehr viel über die Stabilität aus. Hier müssen Unternehmen und Entscheider ein Bauchgefühl dafür entwickeln, für wen man in Vorleistung geht und für wen nicht. Klein- und mittelständische Unternehmen können sich beispielsweise persönlich im Branchenumfeld umhören, wie es um die Solvenz einiger Firmen tatsächlich bestellt ist. Je höher die Summen, um die es hier geht, desto gründlicher sollten Nachforschungen angestellt werden.
Abschliessend kann ich an alle Unternehmen nur den Tipp geben, dass sie möglichst schnell das Gespräch mit Schuldnern suchen. Je länger und je nachlässiger man hier ist, desto eher verzögern sich auch die Zahlungen.
