Forderungsmanagement ist das systematische Eintreiben offener Forderungen von Kunden oder Geschäftspartnern. Angesichts der bevorstehenden Insolvenzwelle ist es mehr als ratsam, das eigene Forderungsmanagement auf professionelle Beine zu stellen.

In diesem Blogartikel erläutere ich die verschiedenen Ebenen des Forderungsmanagements und wie diese am besten ins Unternehmen zu implementieren sind. Ich gehe sogar davon aus, dass es für viele Unternehmen in den kommenden, wirtschaftlich herausfordernden Zeiten, das wichtigste Tool überhaupt sein wird, um die unternehmerische Existenz zu sichern. 

Definition von Forderungsmanagement

Forderungsmanagement umfasst alle Prozesse, die sich mit dem Eintreiben noch zu erhaltender, ausstehender Zahlungen für bereits gelieferter Produkte oder Dienstleistungen beschäftigt. Wichtige Bestandteile sind das buchhalterische Erfassen von Forderungen, ein professionelles und den rechtlichen Richtlinien entsprechendes Mahnwesen, um die Liquidität des Unternehmens zu sichern. Ein weiterer wichtiger Bestandteil des Forderungsmanagements ist die Beauftragung eines Inkassobüros, welches das Eintreiben für das Unternehmen übernimmt. Wann dieses Inkassobüro hinzugezogen wird zum Prozess, muss jedes Unternehmen selbst entscheiden. Aus meiner persönlichen Erfahrung in der Inkassobranche weiss ich: “Je früher, desto besser!”. Je schneller sich Inkassoprofis um den Fall kümmern, desto schneller fliesst auch das Geld. 

Die Wichtigkeit von Forderungsmanagement

Professionelles Forderungsmanagement trägt dazu bei, die Liquidität des Unternehmens zu stärken. In Wirklichkeit ist es so, dass professionelles Forderungsmanagement eigentlich schon vor dem Geschäftsabschluss stattfindet. Es beginnt bereits bei der Selektion der Kunden oder Geschäftspartner. Wer prinzipiell mit jedem Kunden ein Geschäft eingeht, geht natürlich auch das Risiko des Zahlungsausfalls ein. Natürlich kann es sich nicht jedes Unternehmen leisten, die eigenen Kunden zu sehr zu selektieren. Eine weitere Möglichkeit, die Zahlungsausfälle auf ein Minimum zu senken, ist Ware oder Dienstleistung nur gegen Vorauskasse zu liefern. Auch das möchte nicht jedes Unternehmen, weil befürchtet wird, mit dieser Strategie Kunden vor den Kopf zu stossen.

Natürlich muss jedes Unternehmen für sich entscheiden, wie es das Risiko der Zahlungsausfälle minimiert. Professionelles Forderungsmanagement wird auf jeden Fall in den nächsten Monaten und Jahren einen sehr wichtigen Beitrag für die Aufrechterhaltung vieler unternehmerischer Existenzen leisten. 

Forderungsmanagement ohne System ist zahnlos

Jede Vorgehensweise erfordert eine Strategie, um ihre Wirkungskraft zu erhöhen. Für das Forderungsmanagement gilt das Gleiche. Es müssen ganz klare Rahmenbedingungen und Vorgehensweisen festgelegt werden, die tunlichst einzuhalten sind. Gleichzeitig muss der rechtliche Rahmen gewahrt werden. Es geht nicht, dass ein Unternehmen, nur weil es schneller Geld benötigt, unrealistische Zahlungsfristen setzt. Solch ein Vorgehen vergrault nicht nur die Kunden, sondern wird auch vor Gericht nicht standhalten. Also muss jeder Schritt auch rechtlich abgeklärt werden.

Die einzelnen Schritte eines professionellen Forderungsmanagements müssen festgelegt und im Anschluss natürlich auch eingehalten werden, da sie sonst ihre Wirkung verlieren und den Prozess enorm verzögern. 

Milan Milic: Struktur gibt Sicherheit

Der erste Schritt eines professionellen Forderungsmanagements könnte es sein, den persönlichen Kontakt zum Schuldner zu suchen. Hier muss das Unternehmen festlegen, wie oft und auf welche Weise dies geschieht. Aus persönlicher Erfahrung weiss ich, dass es im direkten Gespräch am leichtesten ist, Unklarheiten zu beseitigen und auch die andere Seite zu Wort kommen zu lassen. Viele Missverständnisse können an diesem Punkt ausgeräumt werden. Dies stellt natürlich den Idealfall dar, durch welchen beide Seiten Zeit und Energie sparen können.

Gleichzeitig muss glasklar festgehalten werden, was geschieht, wenn der säumige Kunde nicht erreicht wird. Welches sind die nächsten Schritte, um ans eigene Geld zu gelangen? Wie oft versucht man, den Kunden zu erreichen? Auf welche Art und Weise versucht man den Kunden zu erreichen? Diese Punkte geben Sicherheit in der Vorgehensweise, da jeder Schritt bewusst gegangen wird und immer klar ist, welcher Schritt auf den nächsten folgt.

Mahnprozesse initiieren

Wenn der säumige Kunde nicht erreicht wird, ist der nächste Schritt das Versenden von Zahlungserinnerungen. Wird auch darauf nicht reagiert, sollten eingeschriebene Mahnungen versendet werden. Hier gibt es nur Empfehlungen, da es theoretischerweise sofort zur Beauftragung eines Inkassobüros kommen kann. An diesem Punkt sieht man jedoch, dass sich die Theorie sehr von der Praxis unterscheidet, denn solch ein Vorgehen würde dazu führen, dass Kunden vergrault werden würden. Es gibt ja den Slogan: “Kein Inkasso ohne Mahnung!”. Deshalb ist es wichtig, Transparenz an den Tag zu legen und den säumigen Kunden in den Schreiben mitzuteilen, welches die nächsten Schritte des Unternehmens zur Eintreibung der Schulden sind, falls diese nicht beglichen werden. 

Auch hier muss das Unternehmen für sich selbst festhalten, wie viele Mahnungen verschickt werden und wie lange gewartet wird, bis ein Inkassounternehmen beauftragt wird für die Eintreibung der offenen Rechnungen.

Inkassobüros als wichtiger Teil des Forderungsmanagements

Haben alle Vorgehensweisen und Kontaktversuche nicht gefruchtet, bleibt nur mehr die Beauftragung eines Inkassounternehmens oder eines Anwaltes, bevor der Fall an ein Gericht übergeben wird. Der Vorteil der Beauftragung eines professionellen Inkassobüros ist es, dass die dortigen Mitarbeiter spezialisiert sind auf die Kommunikation mit säumigen Kunden. Die Rückzahlungsquote kann durch geschulte Mitarbeiter massiv erhöht werden. Dies wiederum beschleunigt den Zahlungsprozess und sorgt dafür, dass der säumige Kunde nicht automatisch verloren ist, weil ihm mit Respekt und Wertschätzung entgegengebracht und nicht die rechtliche Rute ins Fenster gestellt wurde.

Sollte das Inkassobüro ebenfalls scheitern, dann bleibt nur mehr der Gang vors Gericht. 

Fazit von Milan Milic

Professionelles Forderungsmanagement hat viele Ebenen und Strategien. Diese sind von den Unternehmen individuell gestaltbar, sofern sie mit den rechtlichen Rahmenbedingungen konform gehen. In jedem Fall wird Forderungsmanagement ein wesentlicher Punkt für die Zukunft sein, die Kapitaldecke von Unternehmen zu stärken. Liquidität ist in wirtschaftlich herausfordernden Zeiten enorm wichtig, um den eigenen Zahlungsverpflichtungen nachkommen zu können. Seriöse Inkassobüros helfen dabei, den wirtschaftlichen Sturm gut zu überstehen.

Alles erdenklich Gute bei der Implementierung dieser Prozesse ins Unternehmensgeschehen.

Euer Milan Milic

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