Professionelles Inkasso zu betreiben oder ein seriöses Inkassobüro zu beauftragen, ist wohl einer der wichtigsten Faktoren, um die eigene Liquidität aufrecht zu erhalten. Leider gerät dies, vor allem in wirtschaftlichen Aufschwüngen, in Vergessenheit und kommt erst in den Fokus, wenn es schon beinahe zu spät ist. Derzeit ist die perfekte Zeit, um sich als Unternehmen oder als Unternehmer auf wirtschaftliche Abschwünge vorzubereiten. Denn eines ist klar, gut durch die aufkommende Krise kommt man als Unternehmen, wenn man einen hohen Liquiditätsgrad aufweist und die eigenen Rechnungen stets bei Fälligkeit begleichen kann.
Inkasso braucht Vorbereitung und System
Inkasso funktioniert, wenn ein funktionierendes System eingesetzt wird, um die ausstehenden Schulden schnell beglichen zu bekommen vom Schuldner. Bevor es noch zum Inkasso kommt, sind die entsprechenden Weichen vom Unternehmen, in Form von Mahnschreiben, Zahlungserinnerungen, etc. zu legen. Wenn dies, ebenfalls nach System, gemacht wird, ist es für Inkassobüros meist leichter, die Schulden schnell und widerstandslos einzutreiben.
Wenn Unternehmen hier nachlässig agieren und dadurch selbst für Zeitverzögerungen sorgen, kann dies vom jeweiligen Inkassobüro nicht mehr wettgemacht werden. Auch eine professionelle Dokumentation des jeweiligen Falles ist unerlässlich, um schnell und professionell agieren zu können.
Die Struktur von funktionierendem Inkasso
Die Strategien, um offene Rechnungen möglichst schnell und widerstandslos beglichen zu bekommen, sind vielfältiger Natur. Manche Inkassobüros setzen überhaupt nicht auf den persönlichen Kontakt mit dem Schuldner, andere wiederum sehen darin die einzige Möglichkeit, die rasche Begleichung der Schulden zu erwirken. Wenn Inkassobüros nur Inkassobriefe versenden, ohne auch nur einmal mit dem Schuldner Kontakt aufzunehmen, dann wird die Erfolgsquote pro Fall anders aussehen als diejenige von Büros, die den persönlichen Kontakt suchen. Im ersten Fall wird eher versucht, über die Menge an Schreiben eine gewisse Quote der Rückzahlung zu erreichen, wohingegen professionell agierende Inkassobüros das Telefoninkasso als die erfolgversprechendste Form der Kommunikation mit Schuldnern ansehen.
Die Art der Kontaktaufnahme ist entscheidend
Wie bereits erwähnt, ist die Art und Weise, wie mit dem Schuldner Kontakt aufgenommen wird, von entscheidender Bedeutung für den jeweiligen Inkassofall. Eine häufige Kontaktaufnahme garantiert nicht automatisch eine schnelle Begleichung der Schulden, doch sie legt das Fundament dafür.
Vor allem als beauftragendes Unternehmen sollte man sich vor Augen führen, welcher Eindruck vom Inkassobüro und damit letztlich auch vom Unternehmen selbst, hinterlassen wird, wenn der Kunde ausschliesslich Mahnbriefe erhält und eben nicht das persönliche Gespräch gesucht wird. Der Widerstand, die offene Rechnung schnell zu begleichen, wird wachsen und die Zahlung verzögert sich dadurch. Für das Inkassobüro, welches so agiert, ist dies nicht so dramatisch, da es sowieso über die Masse an Aussendungen eine gewisse Quote an Rückzahlungen und damit an Provisionen erreicht. Für das Unternehmen ist diese Vorgehensweise jedoch sehr suboptimal und für die betreffenden Kunden ebenso. Schuldner, die diese Form des Inkassos erleben, werden wohl in Zukunft nicht mehr Kunden des entsprechenden Unternehmens werden.
So agieren professionelle Inkassobüros
Professionelle Inkassobüros, die den persönlichen Kontakt mit dem Schuldner nicht nur nicht scheuen, sondern ihn bewusst anstreben, um eine schnelle Begleichung der Schulden zu erwirken, handeln auf diese Weise im Sinne des beauftragenden Unternehmens. Es wird alles dafür getan, dass sich möglichst wenig Widerstand breitmachen kann auf Seiten des Schuldners. Ein mehr oder minder unpersönliches Schreiben kann nicht die Emotionen transportieren, die ein persönliches Gespräch transportiert. Deshalb versuchen professionelle Inkassobüros den Schuldner auf verschiedenen Wegen zu kontaktieren:
- Per Post (eingeschriebener Brief)
- Per SMS
- Per E-Mail
- Per Telefon
Erst nach mehrmaligen, erfolglosen Versuchen über diese Kommunikationskanäle wird der Fall ans Gericht übermittelt. Der Schuldner kann dann nicht mehr sagen, es hätte keine Kontaktaufnahme durch ein Inkassobüro gegeben. Der Versuch der Kontaktaufnahme spiegelt in gewisser Art und Weise auch die Wertschätzung für den Kunden wider.
Kommunikation der Inkassobüros
Nun ist die Kontaktaufnahme eine Seite der Medaille. Inkassobüros könnten den Kontakt mit Schuldnern suchen, nur um diese einzuschüchtern oder gar zu bedrohen. Natürlich werden durch diese – rechtlich unzulässigen – Einschüchterungsversuche manche Schuldner schneller ihre Schulden begleichen. Doch ist das der Sinn der Sache? Was denkt sich ein Schuldner, der von einer Inkassofirma bedroht wird? Wird sich das in manchen Fällen in Form von Widerstand erkennbar zeigen? Wie wirkt sich dieses unrechtmässige Vorgehen auf das beauftragende Unternehmen aus?
Unsere Erfahrungen bei Inkassolution zeigen ganz eindeutig, dass man über Wertschätzung, Verständnis und Respekt zu weitaus besseren Rückzahlungsquoten gelangt als über das Androhen von diversen Repressalien. Natürlich ist diese Strategie auch mit erhöhtem Ressourcen- und Zeitaufwand verbunden, doch die Ergebnisse sprechen für sich. Psychologisch und kommunikativ geschultes Personal kann bereits am Telefon bis zu 30% höhere Rückzahlungsquoten erreichen. Durch diesen respektvollen Umgang mit dem Schuldner sorgt man nicht nur für eine schnellere Bezahlung der offenen Rechnungen, sondern sorgt sich ebenfalls um die Aussendarstellung des jeweiligen Auftraggebers, indem Kunden nicht vergrault werden, sondern sie über Wertschätzung und mit gleichzeitigem Nachdruck, zum möglichst schnellen Begleichen der Schulden animiert.
Fazit von Milan Milic
Jeder hat einen menschlichen Umgang verdient. Professionelle Inkassobüros trachten danach, Schuldner nicht vorzuverurteilen, sondern mit ihnen gemeinsam, auf Augenhöhe, an Lösungen für die schnellstmögliche Begleichung der Schulden zu arbeiten. Um dies zu erreichen, muss es zum persönlichen Kontakt mit dem Schuldner kommen. Natürlich funktioniert diese Strategie nicht in jedem Fall, doch dies sollte professionelle Inkassobüros nicht vom richtigen Weg der Kommunikation abbringen, der langfristig die grössten finanziellen Früchte trägt.
