Für Unternehmen sind nicht beglichene Rechnungen ärgerlich. Erstens binden diese sehr viel Zeit, Energie und Manpower und zweitens schaden sie der finanziellen Flexibilität des Unternehmens. Schliesslich wurde die Leistung bereits erbracht oder das Produkt bereits geliefert und dennoch wartet man auf das Geld.

Meine Erfahrung im Inkassowesen hat mir gezeigt, dass es eine Handvoll Strategien gibt, die erfolgversprechend sind, wenn es um die schnelle Begleichung von offenen Forderungen geht. In diesem Blogartikel zeige ich dir, wie Unternehmen schnellstmöglich an ihr Geld gelangen können.

Alles für die Liquidität

Ich sage immer: “Es ist erst ein gutes Geschäft, wenn die Rechnung beglichen wurde!”. Viel zu oft freuen sich Unternehmen vorschnell über einen Geschäftsabschluss. Doch es ist erst ein Geschäftsabschluss, wenn die Zahlung vom Kunden auf dem eigenen Konto einlangt. Geschieht dies nicht, dann kann sich dieses vermeintlich gute Geschäft als ärgerliches Geschäft entpuppen. Verzögerte Zahlungen schaden dem Unternehmen auf mehreren Ebenen. Nicht eingehende Zahlungsströme erschweren es, selbst liquide zu bleiben und die eigenen Rechnungen zu bedienen. Sie binden darüber hinaus Energie, die an anderer Stelle im Unternehmen besser eingesetzt wäre. Schliesslich muss Personal dafür eingesetzt werden, die Bezahlprozesse zu überwachen und gegebenenfalls nachzuhaken, wenn die Zahlung nicht im vereinbarten Zeitraum getätigt wird. Summa summarum kann festgehalten werden, dass offene Rechnungen ein Ärgernis für jedes Unternehmen darstellen und im schlimmsten Fall zur Austrocknung der eigenen Liquidität führen kann.

Viele Wege führen zur Begleichung der Rechnung

Nun gibt es natürlich mehrere Möglichkeiten, an das eigene Geld zu gelangen. Einige Methoden sind eleganter oder effektiver, andere wiederum fördern Widerstände auf Seiten der säumigen Kunden und verzögern den Prozess der Bezahlung, was sich wiederum negativ auf die eigene Liquidität auswirkt. Darüber hinaus verliert man vielleicht einen Kunden, der in Zukunft vielleicht noch weitere Bestellungen getätigt hätte. Kunden zu vergraulen, ist natürlich kein nachhaltiges Geschäftsmodell.

Im ersten Schritt sollte sich daher jedes Unternehmen fragen, welche Handlungen höchstwahrscheinlich zu mehr Widerstand führen und welche eine geringe Wahrscheinlichkeit dazu aufweisen. Wenn Unternehmen sofort mit Gericht oder Anwalt drohen, dann ist das keine geschäftliche Basis, die über einen längeren Zeitraum Bestand haben wird. Welche Wege sind daher strategisch klüger?

Diplomatie will gelernt sein

So schwierig es manchmal scheint: Diplomatisches und strategisch kluges Vorgehen ist die erste Wahl, wenn es um das Eintreiben von Schulden geht. Die Aphoristikerin, Claudia Brefeld, hat Diplomatie sehr treffend als Durchboxen mit Fingerspitzen beschrieben. Persönliche und direkte Kommunikation kann in vielen Fällen dabei helfen, die offenen Forderungen rasch beglichen zu bekommen. Dabei sind alle Formen von Drohungen natürlich nicht förderlich, um möglichst schnell ans eigene Ziel zu gelangen. Vielmehr sollten Wertschätzung, Respekt und eine Portion Verständnis nach aussen getragen werden. Der säumige Kunde soll sich verstanden und abgeholt fühlen. Die Kunst ist nun, den eigenen Standpunkt ebenfalls unmissverständlich klarzumachen, nämlich die schnellstmögliche Begleichung der Schulden. Weiters sollte in der persönlichen Kommunikation mit dem säumigen Kunden klargemacht werden, wie die weitere Vorgehensweise des Unternehmens aussieht, falls die Rechnung nicht im vereinbarten Zeitrahmen beglichen wird. Nicht drohend, sondern informierend, damit der Kunde eine gute Entscheidungsgrundlage zur Verfügung hat.

Nicht immer wird dieses Vorgehen erfolgreich sein, doch es ist ein guter Anfang.

Zahlungserinnerung versenden (nach 10-14 Tagen ohne Zahlungseingang)

War es nicht möglich, den säumigen Kunden persönlich zu erreichen, muss die Kontaktaufnahme schriftlich erfolgen und zwar in Form einer Zahlungserinnerung. Idealerweise kontaktiert man den Kunden kurz vor dem Verstreichen des Zahlungsziels. Wenn dies nicht gefruchtet hat und das Zahlungsziel verstrichen ist, muss es schnellstmöglich zu dieser schriftlichen Erinnerung kommen. In dieser wird freundlich daran erinnert, die Rechnung zu begleichen. Aus meiner jahrelangen Erfahrung im Inkassowesen weiss ich, dass es hier für die Rückzahlungsquote beinahe keinen Unterschied macht, ob ich die Fristen lange oder kurz gestalte, weshalb ich Unternehmen beim Forderungsmanagement rate, sie möglichst kurzfristig zu setzen, um den Prozess zu beschleunigen. Dennoch müssen sie dem Kunden einen realistischen Zeitrahmen einräumen, um seine Schulden begleichen zu können.

Die zweite Mahnung

Eigentlich ist bereits die Zahlungserinnerung eine Mahnung, wobei die Begrifflichkeit dort noch nicht auftaucht. Sollte aber weiterhin keine Zahlung erfolgen, muss eine Mahnung, die auch so bezeichnet wird, schriftlich zugestellt werden. Die Praxis zeigt, dass die circa zwischen dem 21. und 28. Tag, ohne Zahlungseingang, versendet werden soll. Ob dann noch eine dritte Mahnung geschickt wird, obliegt jedem Unternehmen selbst. Klar ist, je mehr Mahnungen verschickt werden, desto länger verzögert sich unter Umständen die Bezahlung der offenen Rechnung. Es wurde bereits sehr viel Zeit und Energie in den Prozess des unternehmenseigenen Forderungsmanagements gesteckt, weshalb es nun ideal ist, eine andere Instanz hinzuzuziehen, nämlich in Form eines Inkassounternehmens oder eines Anwaltes.

Inkassounternehmen die bevorzugte Wahl

Inkassounternehmen haben sich auf solche Fälle spezialisiert und sind für mich die erste Wahl zu diesem Zeitpunkt. Sie stehen den Unternehmen bei der Sicherung ihrer Liquidität bei, indem sie ebenfalls versuchen, mit den Schuldnern, über verschiedene Wege, Kontakt aufzunehmen. Seriöse Vertreter der Inkassobranche versuchen es natürlich auch auf Wegen, die wenig Widerstände auslösen auf Seiten der Schuldner. Tatsächlich weisen Inkassobüros mit kommunikativ gut geschultem Personal sehr hohe Rückzahlungsquoten, welche sie bereits am Telefon erzielen, auf. Ausserdem sorgt das Hinzuziehen einer dritten Instanz in diesen Prozess für eine gewisse Verbindlichkeit beim Schuldner, was in vielen Fällen zu einer rascheren Begleichung der offenen Rechnung führt.

Sollte selbst das Inkassobüro scheitern, dann muss der Fall vors Gericht.

Fazit von Milan Milic

Je schneller Unternehmen an ihr Geld kommen, desto besser ist dies für die eigene Liquidität. Nichts ist schädlicher für unternehmerischen Erfolg als eine angespannte Liquiditätslage. Wenn die eigenen Rechnungen nicht mehr beglichen werden können, ist es für eine adäquate Reaktion meist zu spät. Deshalb empfiehlt es sich für jedes Unternehmen, ein professionelles Forderungsmanagement, mit einer transparenten Struktur, zu implementieren. Ausserdem sollten Profis aus dem Inkassowesen dafür sorgen, diesen Prozess weiter zu optimieren. Darüber hinaus können sie ein wichtiger Verbündeter im Aufbau und in der Wahrung von Liquidität sein. Je früher mit der Implementierung solcher Strukturen, Partner und Systeme begonnen wird, desto besser für die eigene Liquidität.

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