Die Digitalisierung hält Einzug in alle Winkel unseres Lebens. Sie macht auch vor dem Forderungsmanagement nicht Halt. Inkassosoftware hilft dabei, den Mahnprozess effizienter abzuwickeln und menschliche Fehler zu minimieren. Die Steigerung der Effizienz macht sich in der Liquidität von Unternehmen bemerkbar, die in weiterer Folge spürbar ansteigt.
In diesem Blogartikel gehe ich auf die Vorteile der Digitalisierung im Forderungsmanagement ein.
Was sind Bestandteile einer Inkassosoftware?
Der Einsatz einer Inkassosoftware ist vor allem jenen Unternehmen zu empfehlen, die immer wieder unter Zahlungsverzögerungen durch ihre Kunden leiden. Ab welchem Umfang der Zahlungsausfälle ein Einsatz der Software Sinn ergibt, muss von Fall zu Fall entschieden werden.
Der Begriff Forderungsmanagement umfasst alle Aktivitäten, die dazu führen, offene Rechnungen möglichst schnell beglichen zu bekommen. Um dies zu erreichen, gibt es eine Reihe von Massnahmen, die, unter Einhaltung der gesetzlichen Richtlinien, zum Erfolg führen können. Je schneller eine offene Rechnung beglichen wird, desto besser für die Liquidität des Unternehmens. Dies kann durch das Versenden von Zahlungserinnerungen bzw. Mahnungen geschehen und falls weiterhin nicht gezahlt wird, durch eine Einleitung eines gerichtliche Mahnverfahrens. Aber das Forderungsmanagement beinhaltet darüber hinaus Rechnungen zu schreiben und die Debitorenbuchhaltung.
Der Einsatz einer Inkassosoftware hilft dabei, möglichst viele dieser Bereiche zu automatisieren und somit den Ressourcenaufwand gering zu halten. Auf der anderen Seite soll durch diese Automatisierung der Prozesse das Eintreiben offener Forderungen beschleunigt werden.
Fehler sind menschlich, aber vermeidbar
Professionelles Forderungsmanagement beginnt nicht erst im Inkassobüro, sondern bereits im Unternehmen selbst. Je besser der Mahnprozess umgesetzt wird, desto leichter können Inkassobüros im Anschluss mit den säumigen Schuldnern kommunizieren.
Digitalisierung hilft dabei, menschliche Fehler zu vermeiden. Je mehr Zahlungsausfälle auftreten, desto mehr personeller Aufwand ist auch vonnöten. Es muss an dieser Stelle hinzugefügt werden, dass Forderungsmanagement ein äusserst komplexer Prozess ist. Es muss ein professionelles Monitoring der eingehenden Zahlungen stattfinden, rechtliche Rahmenbedingungen müssen eingehalten werden und Fristen und Termine müssen so gesetzt und koordiniert werden, dass sie den säumigen Kunden sachlich, aber mit Nachdruck, klarmachen, wie wichtig eine schnelle Begleichung des offenen Betrages ist. Forderungsmanagement ist daher mit einem hohen Ressourcenaufwand verbunden. Die Komplexität des Forderungsmanagements kann also dazu führen, dass Termine übersehen oder einfach zu viele personelle Ressourcen vergeudet werden, die an anderer Stelle im Unternehmen sinnvoller eingesetzt werden könnten.
Inkassosoftware automatisiert komplexe Prozesse
Inkassobüros, die den ganzen Tag mit diesen Prozessen beschäftigt sind, könnten ohne Digitalisierung diese Masse an Forderungen überhaupt nicht mehr effizient und gewinnbringend bearbeiten. Insofern macht es Sinn, die Digitalisierung auf die jeweiligen Unternehmen auszuweiten. Spezielle Inkassosoftware hilft den Mitarbeitern dabei, keinerlei Termine oder Handlungen mehr zu übersehen und zu jedem Zeitpunkt die vorgesehene Aktivität einzuleiten. Sie hilft dabei, den Prozess des Forderungsmanagements zu strukturieren und so einen Überblick über die Lage der Liquidität zu erhalten. Voraussetzung hierfür ist natürlich das tagesaktuelle Befüllen der Inkassosoftware mit entsprechenden Daten. Nur so kann für einen reibungslosen Ablauf des Forderungsmanagements gesorgt und sichergestellt werden, dass das Unternehmen alles getan hat, was im Rahmen seiner Möglichkeiten liegt, um die ausstehenden Rechnungen schnell beglichen zu bekommen.
Inkassosoftware sorgt für Transparenz und Vernetzung
Das Forderungsmanagement besteht prinzipiell aus drei Ebenen:
- die Unternehmensebene
- das Inkassobüro/der Anwalt
- das Gericht
Die Inkassosoftware sorgt nun für eine strukturierte Vorgehensweise in der Kommunikation mit dem Schuldner. Auch die Dokumentation jedes einzelnen Falles ist so noch leichter möglich, was allen am Forderungsmanagement beteiligten Personen die Nachvollziehbarkeit massiv erleichtert. Per Knopfdruck ist es über die Inkassosoftware möglich, genau herauszufinden, welche Massnahme zu welchem Zeitpunkt umgesetzt wurde. Es ist ersichtlich, wann und wie oft versucht wurde, den Schuldner telefonisch zu erreichen oder wann die Mahnschreiben oder Zahlungserinnerungen das Unternehmen verlassen haben.
Eine professionelle Protokollierung der Aktivitäten erleichtert die Argumentation vor Gericht, was wiederum für eine Beschleunigung des Prozesses sorgen kann.
Digitalisierung sorgt für Skalierung
Einer der grössten Vorteile des Einsatzes digitaler Tools im Forderungsmanagement, ist die Skalierbarkeit der Fälle. Der Software ist es egal, ob es sich um 10 oder um 1000 Fälle handelt. Sie liefert immer die bereits genannten Vorteile. Gleichzeitig ist weniger Personal vonnöten, um diese Mengen zu betreuen, da die Software dies erledigt. Ressourcen werden gespart und können an anderer Stelle im Unternehmen sinnvoller, weil produktiver, zum Einsatz kommen.
Die Digitalisierung des Forderungsmanagements sorgt für reibungslose Abläufe, einen professionellen Überblick über den finanziellen Stand der Dinge und liefert dadurch eine hervorragende Grundlage für Prognosen, was die Liquiditätslage des Unternehmens betrifft. Diagramme und Tabellen sorgen für einen schnellen, aber auch detaillierten Überblick für maximale Kontrolle. Dies könnte dann sehr wichtig sein, wenn grössere Investitionen anstehen oder Gespräche mit Banken oder Investoren anstehen.
Fazit von Milan Milic
Kostenersparnis und eine Beschleunigung der Rechnungsbegleichung sollten die zentralen Ziele beim Einsatz der Inkassosoftware sein. Ein weiterer Vorteil ist die individuelle Anpassung der Software an die Bedürfnisse des Unternehmens. Durch den Einsatz der Inkassosoftware kann der jeweilige Mahnstatus genauestens nachvollzogen und bei Bedarf weitere Schritte eingeleitet werden, die zu einer raschen Rechnungsbegleichung führen.
Natürlich wird dies, selbst mit der besten Software, nicht immer der Fall sein. Deshalb macht es einerseits Sinn, begleitende Bonitätsprüfungen durchzuführen, um die Zahlungsfähigkeit der Kunden zu überprüfen und andererseits seriöse Inkassobüros zu engagieren, die dabei helfen, die ausstehenden Gelder schnell und möglichst widerstandslos zu erhalten.
