Professionelles Forderungsmanagement ist ein integraler Bestandteil jeglichen Business. Das zeitnahe und systematische Eintreiben von offenen Rechnungen gilt als einer der wichtigsten Elemente, um als Unternehmen liquide und handlungsfähig zu bleiben.
Für die Umsetzung gibt es einige hilfreiche Tools und Werkzeuge. Forderungsmanagement und Inkassowesen werden dabei immer digitaler. Welche Vorteile, aber auch Herausforderungen, dieser digitale Wandel mit sich bringt, erkläre ich in diesem Blogartikel.
Traditionelles Forderungsmanagement
Wenn wir Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft betrachten, dann wird klar, dass derzeit noch immer der Mensch haupt- und alleinverantwortlich für die Ausführung eines professionellen Forderungsmanagements ist. Das ist per se nicht schlecht, doch mit sehr hohem Ressourcenaufwand verbunden.
Im ersten Schritt muss nämlich festgestellt werden, welche Rechnungen überhaupt offen sind und welche nicht. Ein ständiger Überblick über die Cashflow-Situation des Unternehmens muss gewahrt werden. Dass dies zeitlich sehr anspruchsvoll ist, liegt auf der Hand. Natürlich kosten diese finanziellen Monitoringprozesse nicht nur Zeit, sondern vor allem Geld. Schliesslich kann das damit beauftragte Personal anderen sinnvollen Aufgaben im Unternehmen nicht nachgehen, welche jedoch Wertschöpfung bedeuten würden. Obgleich die Wertschöpfung negativ beeinflusst wird, durch das Eintreiben offener Forderungen, dürfen diese Prozesse nicht vernachlässigt werden, da andernfalls die Liquidität leiden würde. Gerade in Krisenzeiten, wie wir sie zweifellos erleben, ist Liquidität das Um und Auf.
Traditionelles Forderungsmanagement: Ineffizienz hoch 10
Es geht natürlich nicht nur um die Überprüfung der Zahlungseingänge, sondern auch um die entsprechende Reaktion darauf. Ist nun klar, dass ein Kunde das Zahlungsziel überschritten hat, muss es zur Kontaktaufnahme seitens des Unternehmens kommen. Viele Unternehmen verfügen hier ebenfalls über keinen festgelegten Prozess, was das gesamte System des Forderungsmanagements ineffizient werden lässt. Allzu leicht kann es nämlich passieren, dass unterschiedliche Menschen unterschiedliche Aktivitäten anwenden, wenn der Prozess nicht festgeschrieben ist. Manche werden den Weg des Telefonats wählen, andere wiederum den der schriftlichen Zahlungserinnerung. Wertvolle Zeit kann an diesem Punkt verstreichen, sofern der Zahlungsverzug überhaupt bemerkt wird, denn das ist, aufgrund der Komplexität, ab einer gewissen Anzahl von Fällen, keine Seltenheit. Eine Vielzahl von Informationen muss dauernd ausgewertet und überwacht werden, weshalb es mehr als naheliegend ist, hier eine geeignete Software zum Zug kommen zu lassen.
Die Zukunft des Forderungsmanagements hat bereits begonnen
Der Einsatz einer entsprechenden Forderungsmanagementsoftware ist aus mehreren Gründen sinnvoll und zielführend. Sie hilft massgeblich dabei, die Automatisierung, die Skalierung, die Systematisierung und die Transparenz in diesem Sektor voranzutreiben. Die Digitalisierung des Forderungsmanagements hilft nicht nur dabei, wertvolle Personalressourcen einzusparen und somit gewinnbringender fürs Unternehmen einzusetzen, sondern sie verhilft dem Unternehmen zu einem optimalen Überblick über die finanzielle Lage. Per Knopfdruck lässt sich eine beliebig hohe Anzahl von Geschäftsfällen und deren Fortschritt in der Bearbeitung darstellen. So weiss das Unternehmen auf den Cent genau, wie es um die eigene Liquidität beschaffen ist.
Doch dieser Überblick und die völlige Transparenz sind noch bei Weitem nicht alle Vorteile, die durch den Einsatz der Forderungsmanagementsoftware erzielt werden können.
Einer der grössten Benefits dieser Technologie ist die Automatisierung der Abläufe.
Automatisierung als Bezahlungsbeschleuniger
Musste noch vor wenigen Jahren wirklich jeder Schritt von einem Mitarbeiter nachvollzogen und ausgeführt werden, so ist dies durch die Digitalisierung fortan nicht mehr notwendig. Fristen beachten, das Konto überwachen und den gesamten Prozess im Auge behalten, ist ein Relikt der Vergangenheit. Die Software sorgt dafür, dass der gesamte Forderungsprozess, vom Ausstellen der ersten Rechnung, bis zur Übergabe an ein Inkassounternehmen oder anschliessend an ein Gericht, völlig automatisiert stattfindet. Die entsprechenden Mitarbeiter erhalten Erinnerungsmails, wann sie welche Handlung zu vollziehen haben, um fristgerecht und auf legalem Boden den Zahlungsprozess zu beschleunigen. Gleichzeitig wird jede Handlung von der Software dokumentiert, sodass bei späterer Beweisführung vor Gericht, absolute Transparenz und Nachvollziehbarkeit herrscht. Auch die Fallübergabe zwischen den Systemen, beispielsweise bei Beauftragung eines Inkassobüros, ist schneller, leichter und professioneller als jemals zuvor. Die Software sorgt für einen optimalen Anschluss und eine entsprechende Aufbereitung der relevanten Daten für ein anderes System (Gericht, Anwalt, Inkassounternehmen). Dadurch erreicht man eine massive Zeitersparnis, was wiederum der eigenen Liquidität zugutekommt.
Kombination aus Mensch und Maschine
Natürlich funktioniert die Software nur mit einer entsprechend professionellen Dateneingabe. Diese muss durch Personal geleistet werden. Je besser die Datenpflege, desto besser kann die Software auch arbeiten. Natürlich muss auch die persönliche Kontaktaufnahme durch Menschen stattfinden. Der menschliche Faktor im Forderungsmanagement ist nicht völlig ausschaltbar, was auch gar nicht gewünscht ist. Entscheidender ist, dass der menschliche Faktor all diejenigen Prozesse abdeckt, die von der Software nicht in gleicher Qualität abgedeckt werden können. Ein Gespräch von Mensch zu Mensch, ist noch immer etwas anderes, als ein Gespräch zwischen Mensch und Tonband. Mit der Weiterentwicklung der Technologie kann es natürlich sein, dass auch dieser Part immer besser von Maschinen abgedeckt werden kann, doch so weit sind wir noch nicht. Meine Erfahrungen im Inkassowesen beweisen, dass das persönliche Gespräch eine bis zu 30% höhere Rückzahlungsquote erreicht. Wir sollten Menschen dort einsetzen, wo sie ihre Stärken haben und nicht, wo sie ihre Schwächen haben. Mit dem professionellen Einsatz einer Forderungsmanagementsoftware kann genau dies erreicht werden.
Fazit von Milan Milic
Grosse Teile des Forderungsmanagements können bereits digital abgebildet werden und somit zu enormen Effizienzsteigerungen, bei gleichzeitiger Entlastung des Personals, führen. In der nahen Zukunft wird die Künstliche Intelligenz (=KI) eine immer wichtigere Rolle in diesen Systemen und Prozessen spielen. Durch die unendliche Flut von Daten wird es ihr immer leichter möglich, immer treffendere Zukunftsprognosen abzugeben, was für die Planbarkeit von Unternehmen immens wichtig ist. KI wird sich auch selbständig weiterentwickeln und ihr eigenes System immer weiter verbessern, sodass wir vielleicht tatsächlich an dem Punkt sind, dass menschliches Personal sich wieder um die Wertschöpfung im Unternehmen und nicht mehr um die Durchführung des Forderungsmanagements kümmern muss.
