Es ist ein ärgerliches Thema für Unternehmen: Produkte oder Dienstleistungen wurden geliefert, aber der Kunde zahlt nicht. Guter Rat ist nun teuer! Was tun, um möglichst schnell ans eigene Geld zu kommen und gleichzeitig den Kunden nicht zu vergraulen? Dabei ist es gar kein Hexenwerk, wenn man die richtigen Hebel diesbezüglich in Bewegung setzt.

Milan Milic, Experte für professionelles Forderungsmanagement und ehemaliger Geschäftsführer mehrerer Inkassobüros, erklärt in diesem Blogartikel die 5 wichtigsten Punkte, die dabei helfen, schnell und unkompliziert an das eigene Geld zu gelangen.

1. Milan Milic: Kommunikation ist alles! Und noch viel mehr!

Wie man in den Wald hineinruft, so schallt es auch heraus. Je aggressiver man mit dem Kunden kommuniziert, desto aggressiver wird die Rückantwort sein. Ist die Kommunikation allerdings zu zaghaft oder zu unklar, dann gibt es Interpretationsspielräume, die sich in weiterer Folge sehr negativ auf die Zahlungsmoral des Kunden auswirken können. Diese uneindeutige Form der Kommunikation kann dann sogar vor Gericht problematisch werden, wenn von Kundenseite dargelegt werden kann, dass die Unklarheiten in der Kommunikation dazu geführt haben, dass nicht bezahlt wurde. Halten Sie unbedingt fest, wie viele Tage nach dem Rechnungsdatum der Rechnungsbetrag fällig ist.

Es ist wahrlich nicht immer leicht, den richtigen Ton zu treffen, ausserdem ist es selten eine angenehme Situation, wenn Geld geschuldet wird – für keine der beteiligten Parteien. Umso wichtiger ist eine sachliche und klare Kommunikation, damit beide Parteien wissen, woran sie sind und was Sie als Unternehmer vom Geschäftspartner erwarten. 

2. Klare Zahlungsfristen setzen

Zur Klarheit der Kommunikation trägt auch bei, was die Folgen sind, wenn der säumige Kunde nicht zu einem gewissen Zeitpunkt zahlt. Der Kunde muss klipp und klar wissen, bis wann er welche Forderung zu begleichen hat. Es darf keinerlei Interpretationsspielraum herrschen. Ausserdem muss signalisiert werden, was passiert, wenn zum jeweiligen Zeitpunkt kein Geldeingang zu verzeichnen ist. Legen Sie diese Fristen in jedem Fall auf einen Wochentag, sodass es nicht zur Ausrede kommt, dass diese Frist gar nie zu erfüllen war, da die Banken am Wochenende keine Überweisungen durchführen. 

Auch die nächsten Schritte sollten unmissverständlich dargelegt werden, damit der Kunde eine gute Entscheidungsbasis hat. Darüber hinaus sollen auch Kosten, die durch diesen Mahnprozess entstehen, transparent dargelegt werden. Für ein Unternehmen bedeuten Rechnungserinnerungen oder Mahnungen Ressourceneinsatz und dieser Kostet Zeit und Geld, welches man auch an anderer Stelle investieren hätte können. 

3. Schnell und effizient mahnen

Lassen Sie sich nicht vertrösten, sondern leiten Sie relativ schnell einen professionellen Mahnprozess ein. Das Problem ist nämlich, dass, je länger Sie mit dem Mahnen warten, desto länger kann sich der Geldeingang verzögern. Dies kann sich bis zu mehrere Monate ziehen. Bei einem straffen Prozess hingegen hätten Sie das Geld auf jeden Fall nach wenigen Wochen am Konto oder zumindest alles dafür getan, damit dies gelingen kann. 

Grundsätzlich gilt, dass der Kunde von seinem Lieferanten nicht erwarten kann, dass er länger als 60 Tage auf seine Zahlung wartet, nachdem er die Rechnung gestellt hat.  Spätestens dann kann der Mahnprozess eingeleitet werden. In der Praxis hat sich etabliert, dass die Rechnungserinnerung 10-14 Tage nach Fälligkeit erfolgen sollte. Das neue Zahlungsziel sollte einen Zeitraum von 5-10 Tagen aufweisen. Danach kann der Mahnprozess starten, welcher meistens eine dreigliedrige Struktur aufweist. Die dritte Mahnung erhält der Kunde im Regelfall 60 Tage nach Fälligkeitsdatum. 

4. Schnelle Übergabe des Falls an ein seriöses Inkassobüro

Je schneller und schlanker das Mahnwesen ist, desto schneller kann der Fall, bei Nichtzahlung, auch an ein Inkassobüro abgegeben werden. In der Regel ist es nämlich so, dass sobald eine dritte Instanz hinzugeschalten wird, sich die Zahlungsmoral der säumigen Kunden rasch zum Positiven ändert. Ausserdem sind in Inkassobüros absolute Profis am Werk, die wissen, auf welche Elemente es in der Kundenkommunikation ankommt und welche Strategien am erfolgversprechendsten sind. Bei der Auswahl der Inkassobüros sollten Sie in jedem Fall darauf achten, dass diese Wert auf die Schulung ihrer Mitarbeiter legt. Denn nur gut geschulte Mitarbeiter können auch gute und planbare Ergebnisse im Forderungsmanagement erzielen. 

5. Schadensminimierung durch Kundensperrung 

Sollte ein Mahnprozess im Gange sein, ist es sehr ratsam für das Unternehmen, den Kunden in der Zwischenzeit für weitere Bestellungen zu sperren. Die Praxis zeigt immer wieder, dass Unternehmen auch säumige Kunden gewähren lassen – die rechte Hand weiss oftmals nicht, was die linke tut. So aber können diese Kunden noch mehr Schaden anrichten und das Problem für das Unternehmen vergrössern. Dieser will, wenn er sich ungerecht behandelt fühlt, dem Unternehmen noch mehr Schaden zufügen. Die Bestellmöglichkeiten sollten daher schnellstmöglich eingeschränkt werden.

Wenn der Kunde seine Rechnungen beglichen hat, kann er auch wieder freigegeben werden. 

Fazit von Milan Milic

Immer wieder zeigt die Praxis, dass Unternehmen zu nachlässig sind, wenn es um die Implementierung eines professionellen Forderungsmanagements geht. Zu viel basiert auf dem Prinzip der Hoffnung. Doch Hoffnung ist nicht planbar und Planbarkeit wiederum ist elementar für das unternehmerische Tun. Seriöse und erfahrene Inkassobüros sorgen für diese Planbarkeit, indem die Kunden mit geschultem und psychologisch versierten Personal kommunizieren können. Je besser das Personal geschult ist, desto schneller und eher bereit sind die säumigen Kunden, ihre offenen Rechnungen auch zu begleichen. 

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg beim Umsetzen meiner Empfehlungen und ein seriöses Inkassobüro an Ihre Seite.

Ihr Milan Milic

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