Forderungsmanagement ist für viele Unternehmer und Unternehmen ein Buch mit sieben Siegeln. Dabei ist eine fundierte Auseinandersetzung mit dem Thema, aufgrund der herannahenden Wirtschaftskrise, enorm wichtig. Nichts ist unternehmerisch gefährlicher als Liquiditätsmangel.
Ich gebe dir in diesem Artikel 5 Tipps an die Hand, wie du dein Forderungsmanagement strategisch klug ausrichtest und in dein Unternehmen integrieren kannst.
Liquidität sichern
Nichts ist unternehmerisch gefährlicher als die eigenen Rechnungen nicht mehr bedienen zu können. Besonders ärgerlich ist dies, wenn der Liquiditätsengpass, aufgrund nicht bezahlter Rechnungen von Kunden, herrührt. Solche Verzögerungen sind sehr ressourcenintensiv und geschäftsmännisch herausfordernd. Schliesslich wird die finanzielle Planung massiv eingeschränkt und eigene Mitarbeiter müssen dem Kunden quasi “hinterherlaufen”.
Umso wichtiger ist es daher, ein System zu implementieren, welches gut strukturiert dafür sorgt, dass das ausstehende Geld schnell von den Kunden überwiesen wird und dass die eigenen Ressourcen dabei möglichst geschont werden. Gleichzeitig müssen jedoch auch rechtliche Rahmenbedingungen eingehalten werden.
Tipp: Persönlichen Kontakt suchen
Nicht bezahlte Rechnungen sind immer ärgerlich. In vielen Fällen lassen sich bereits, durch ein persönliches Gespräch mit dem Kunden, sehr viele Ungereimtheiten aus der Welt räumen. Bei den Kontaktversuchen sollte unbedingt eine gewisse Systematik eingehalten werden. Nur durch diese Systematik kann sichergestellt werden, dass der gesamte Prozess sich nicht verzögert. Wie oft ein Unternehmen versucht, einen säumigen Kunden zu kontaktieren, ist jedem selbst überlassen, dennoch sollten gewisse “Deadlines” eingehalten werden. Beispielsweise kann montags versucht werden, alle Kunden, die offene Rechnungen haben, anzurufen und bei Nichterreichen, nochmals drei Tage später. Danach sollte der Austausch nur mehr schriftlich erfolgen.
Tipp: Starte zügig mit dem Mahnprozess
Viele Unternehmen begehen den Fehler, zu lange mit dem Beginn der Zahlungserinnerungen oder mit dem Mahnprozess selbst. Es herrscht die Angst vor, den Kunden zu vergraulen. Doch eigentlich ist es doch so, dass der Kunde das Unternehmen vergrault mit der Nichtzahlung. Klar kann immer wieder mal eine Rechnung “verloren” gehen oder übersehen werden. Das ist nicht der Punkt. Doch spätestens dann, wenn das Unternehmen eine Zahlungserinnerung verschickt, muss der Kunde reagieren. Tut er dies nicht, dann sollte möglichst zügig ein 2- oder 3-stufiger Mahnprozess in Gang gesetzt werden, der den Kunden schriftlich darauf aufmerksam macht, dass die offene Rechnung beglichen werden muss. Je länger Unternehmen damit zuwarten, desto länger müssen sie auf ihr Geld warten.
Tipp: Das Maximum an Klarheit anpeilen
In den Schreiben, die von Unternehmen an die säumigen Kunden gehen, sehe ich selbst immer wieder, dass gewisse Standards nicht eingehalten werden. Es ist enorm wichtig, dass klipp und klar dargelegt wird, wie viel Geld, bis zu welchem Zeitpunkt, zu bezahlen ist. Gleichzeitig muss in diesen Schreiben an die Kunden festgehalten werden, was passiert, wenn bis zum Datum X dieser Geldbetrag nicht auf dem Unternehmenskonto eingelangt ist. Der Kunde soll ein bombensicheres Fundament für seine Entscheidungen vorfinden. Nur auf einer soliden Entscheidungsbasis kann er auch gute Entscheidungen treffen und kennt dadurch die Konsequenzen seines Handelns. Diese klaren Rahmenbedingungen sind im weiteren Verlauf vielleicht auch noch wichtig, wenn der Fall vor Gericht geklärt werden muss.
Tipp: Ein seriöses Inkassounternehmen beauftragen
Auch diesen Schritt scheuen viele Unternehmen, aus Angst, sich bei den Kunden unbeliebt zu machen. Diese Angst ist aber völlig unbegründet, wenn man mit den richtigen Anbietern zusammenarbeitet.
Professionelle Inkassobüros versuchen nämlich, auf Augenhöhe mit den Kunden zu kommunizieren und sie nicht einzuschüchtern. Diese Haltung bietet eine gute Gesprächsbasis, auf welcher gemeinsame Lösungen erarbeitet werden können. Natürlich versuchen auch Inkassobüros per E-Mail, per SMS, per Telefon oder per Brief Kontakt mit dem Kunden aufzunehmen. Dieser gesamte Prozess nimmt in etwa 60 Tage Zeit in Anspruch. In dieser Zeit wird die Frage geklärt, ob der Schuldner nicht zahlen kann oder ob er nicht zahlen will. Im ersten Fall werden gangbare Lösungen mit ihm gemeinsam erarbeitet und im zweiten Fall muss das Gericht zu einer Entscheidung gelangen.
Tipp: Digitalisierung des Forderungsmanagements
Wie aus den vorherigen Tipps klar geworden ist, ist das Betreiben eines professionellen Forderungsmanagements mit einem hohen Zeit- und Personalaufwand verbunden. Um die unternehmenseigenen Ressourcen zu schonen, sollte es zu einer Digitalisierung des eigenen Forderungsmanagements kommen.
Es gibt drei grosse Vorteile, wenn dies erfolgreich umgesetzt wird:
- Digitalisierung von Prozessen und Strukturen
- Automatisierung von Prozessen
- Vernetzung verschiedener Bereiche
Forderungsmanagement-Software hat den Vorteil, dass das System, individuell auf die Bedürfnisse des Unternehmens hin, angepasst werden kann. Das Programm erkennt völlig automatisch, wann eine Zahlungsfrist überschritten wurde und gibt “Alarm” an die zuständigen Mitarbeiter, die dann in weiterer Folge vorgefertigte Mahnschreiben versenden oder den Kunden telefonisch kontaktieren können. Nichts wird übersehen und alles genau protokolliert. Falls ein Inkassounternehmen eingeschaltet wird, kann dieses lückenlos nachvollziehen, welche Massnahmen bereits gesetzt wurden und mit welcher Sorte von Kunden man es zu tun hat. Auch das Gericht schätzt diese professionelle Dokumentation.
Fazit von Milan Milic
Ein professionelles Forderungsmanagement hilft dabei, die eigene Liquidität im Griff zu haben und eine professionelle Übersicht über die finanzielle Lage des Unternehmens zu erhalten. Zeit ist Geld und deshalb sollte man beides nicht verschwenden, sondern proaktiv dahinter sein, die offenen Forderungen so schnell wie möglich einzutreiben.
Gelingt dies nicht, sollten Unternehmen oder Unternehmer nicht davor zurückschrecken, professionelle Hilfe, in Form von Inkassobüros, hinzuzuziehen. Seriöse Inkassounternehmen haben ausreichend Erfahrung in diesen delikaten Angelegenheiten und sorgen für die Aufrechterhaltung der Liquidität.
Autor: Milan Milic
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