Wenn sich Unternehmen an Inkassobüros wenden, ist bereits einiges an Zeit verstrichen. Wenn Kunden ihre offenen Rechnungen nicht zahlen können oder wollen, dann dauert dies eben seine Zeit. Dennoch sollten Unternehmen alles daran setzen, die Zahlungen dennoch möglichst schnell einzufordern, da es andernfalls den eigenen Cashflow negativ beeinflusst und die Planbarkeit massiv einschränkt. 

Deshalb haben wir in diesem Blogartikel die fünf Fehler aufgelistet, welche im eigenen Forderungsmanagement unbedingt zu vermeiden sind, um möglich schnell und widerstandslos ans eigene Geld zu gelangen.

Keine langen Zahlungsfristen vergeben

Mit langen Zahlungsfristen scheint man dem säumigen Kunden entgegen zu kommen, doch für die eigene Liquidität kann dieses Vorgehen sehr suboptimal sein. Natürlich muss jedes Unternehmen, das etwas auf sich hält, die gesetzlichen Rahmenbedingungen einhalten. Doch die Zahlungsfristen willkürlich zu verlängern, bringt weder dem Unternehmen noch dem Schuldner irgendetwas, ausser Planungsunsicherheit. Auf Seiten des Schuldner entfällt die Dringlichkeit des Begleichens der Rechnung und für das Unternehmen bedeutet das eine massive Verzögerung des gesamten Zahlungsprozesses. Das Mahnwesen dauert bereits an die 50 Tage und falls ein Inkassobüro danach eingeschaltet werden muss, bedeutet dies noch einmal einen Zeitverlust von ca. 60 Tagen. Wenn dann noch immer nicht gezahlt wurde, landet der Fall vor dem Gericht, was ebenfalls Zeit in Anspruch nimmt. Zeit, die ein Unternehmen nicht hat.

Fristen ohne Konsequenzen versehen

Aus der Praxis wissen wir, dass Zahlungsfristen tendenziell zu lange gestaltet werden, um den Kunden nicht zu vergraulen. Diese Aufschübe sind jedoch kontraproduktiv, wie wir bereits gezeigt haben. Was sich jedoch noch schlechter auf den eigenen Cashflow auswirkt, sind die fehlenden Konsequenzen für den Schuldner bei Nichteinhaltung der vorgegebenen Fristen. In vielen Fällen werden vom Unternehmen Fristen gesetzt, was jedoch geschieht, wenn diese vom Schuldner nicht eingehalten werden, wird oftmals unzureichend oder, im schlimmsten Fall, gar nicht kommuniziert. 

Mit jeder Zahlungserinnerung und mit jedem Mahnschreiben muss unmissverständlich klargemacht werden, was geschieht, wenn die Rechnungen nicht zum genannten Termin bezahlt werden. Gleiches gilt mit der Darstellung der Verzugszinsen und der Mahnkosten. Je klarer Sie diese kommunizieren, desto “leichter” kann der Kunde sich für den einen oder anderen Weg entscheiden. Ausserdem hilft diese klare Form der Kommunikation dabei, im Anschluss vor Gericht nachzuweisen, dass man der Mitteilungspflicht nachgekommen ist. 

Am allerwichtigsten ist es natürlich, wenn nicht nur mit Konsequenzen gedroht wird, sondern sie auch umgesetzt werden, beispielsweise, nach der 2. oder 3. Mahnung ein Inkassobüro einzuschalten.

Mitleid ist menschlich, aber nicht unternehmerisch

Mitleid zu empfinden, ist ein zutiefst menschlicher Prozess. Er sorgt dafür, dass das soziale Gefüge nicht auseinander bricht. Leider erleben wir es immer wieder, dass dieses Mitleidsempfinden von Menschen ausgenutzt wird, um den eigenen Zahlungen nicht nachkommen zu müssen oder um sie möglichst lange hinauszögern zu können. 

Im Inkassowesen ist genau dies der Drahtseilakt, den es zu bewältigen gilt: Einerseits muss Verständnis für die Situation des Schuldners gezeigt werden und andererseits muss auf die schnellstmögliche Erfüllung der Forderungen bestanden werden, ganz nach dem Motto: “Wo ein Wille, da auch ein Weg!”. Man tut dem Schuldner ausserdem keinen Gefallen damit, die Zahlungen zu verzögern, da sich das grundlegende Problem dadurch nicht in Luft auflöst. Viel klüger ist es, gemeinsam mit ihm an einem Plan zu arbeiten, wie die offenen Rechnungen nicht doch noch bezahlt werden können. Spätestens an diesem Punkt wird klar, ob er die Rechnungen schlichtweg nicht bezahlen kann oder nicht bezahlen will.

Keine klaren und unwiderrufbaren Verträge vereinbaren

Vertrag ist nicht gleich Vertrag. Es hängt massgeblich von seiner genauen Ausgestaltung ab, ob dieser dann auch vor Gericht Bestand hat.

Wenn schriftliche Verträge vorzeigbar sind, ist die Rechtslage schon einmal sehr gut. Je klarer ein Vertrag ausformuliert ist, desto besser, gleich wie bei den Mahnschreiben. 

An dieser Stelle Zeit und Kosten zu investieren, macht sich mehr als bezahlt. Eine vertragliche Vorsorge kommt weitaus billiger als eine juristische Nachverhandlung, wie wir aus eigener Erfahrung im Inkassobereich wissen.  

Die Klarheit des Leistungsversprechens ist ebenso ein wichtiger Punkt. Juristisch wird oftmals bestritten, dass eine Leistung gar nicht oder nur unvollkommen erbracht wurde. Wenn der Kunde jedoch in eine detaillierte Leistungsbeschreibung einwilligt, dann ist die Ausgangssituation sehr gut und Inkassobüros können die offenen Forderungen leichter geltend machen.  

Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen werden rechtlich nicht angepasst

Die rechtliche Anpassung der Allgemeinen Geschäftsbedingungen sind eine Notwendigkeit, um im Anschluss vor Gericht keine Interpretationsspielräume und damit Angriffsflächen zu bieten. Beispielsweise ist es ratsam, § 286 BGB, der den Verzug des Schuldners regelt,  in die Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Unternehmens aufzunehmen. Leistet ein Schuldner nach Eintritt der Fälligkeit nicht, kann er gemahnt werden und kommt durch diese Mahnung direkt in Verzug. Hier der komplette Paragraph:

„Der Schuldner einer Entgeltforderung kommt spätestens in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung oder gleichwertigen Zahlungsaufstellung leistet; dies gilt gegenüber einem Schuldner, der Verbraucher ist, nur, wenn auf diese Folgen in der Rechnung oder Zahlungsaufstellung besonders hingewiesen worden ist.

Wenn der Zeitpunkt des Zugangs der Rechnung oder Zahlungsaufstellung unsicher ist, kommt der Schuldner, der nicht Verbraucher ist, spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Empfang der Gegenleistung in Verzug.“

 Solche Formulierungen sind enorm hilfreich, wenn es in weiterer Folge zu juristischen Auseinandersetzungen mit dem Kunden kommen sollte.

Fazit von Milan Milic

Wenn Sie diese 5 Fehler vermeiden, schaffen Sie damit gleichzeitig ein solides Fundament, um ein professionelles Inkassobüro hinzuziehen zu können und auch vor Gericht Ihre Forderungen durchsetzen zu können.

Wenn Sie weitere hilfreiche Hinweise an die Hand möchten, melden Sie sich gerne persönlich bei uns.

In der Zwischenzeit wünschen wir Ihnen zahlungsfähige und zahlungswillige Kunden.

Ihr Milan Milic

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