Dies sind Ihre Optionen, wenn der Kunde nicht bezahlt

Wenn Kunden ihre Rechnungen nicht begleichen, dann ist dies immer eine ärgerliche, weil Ressourcen-aufwändige, Situation. Viel Zeit geht verloren, wenn Unternehmer nicht wissen, welche Handhabe sie bei Zahlungsverzügen ihrer Kunden haben. Ausserdem können solche Situationen im schlimmsten Fall existenzbedrohend für Unternehmen werden, wenn sie ihre eigenen Rechnungen nicht mehr fristgerecht bedienen können.

Um dies vermeiden, beleuchte ich in diesem Artikel die wichtigsten Punkte, die es Ihnen ermöglichen, schnell an Ihr Geld zu gelangen und dennoch im rechtlichen Rahmen zu agieren. 

Gespräch suchen

Ihre ersten Schritte hängen massgeblich davon ab, um welchen zahlungssäumigen Kunden es konkret geht. Manchmal sind es jahrelange Stammkunden, denen es plötzlich an Liquidität mangelt oder sie gerade wegen dieser jahrelangen Geschäftsbeziehung lieber andere Rechnungsbegleichungen vorziehen. Egal, was der genau Grund ist, wichtig ist die schnellstmögliche Kontaktaufnahme mit dem säumigen Kunden. Je besser Sie ihn kennen, desto leichter wird es Ihnen auch möglich sein, ein persönliches Treffen mit ihm zu arrangieren, um die Situation zu klären. Viele Ungereimtheiten können auf diesem Wege direkt geklärt werden.

Doch auch bei anderen Kunden ist es ratsam, schnellstmöglich den direkten Kontakt herzustellen, um zumindest telefonisch, die Situation zu erörtern. Erst, wenn diese Vorgehensweise nicht geklappt hat, können die nächsten Schritte folgen. Wenn Sie nämlich sofort Mahnungen an die Kunden versenden, ohne ein Gespräch gesucht zu haben, könnte dies dem Kunden “sauer” aufstossen und dazu führen, dass er nie wieder etwas bei Ihnen kauft und Sie haben einen Kunden verloren. Um dies zu vermeiden, einfach den Weg des persönlichen Gespräches suchen. 

Der schriftliche Weg

Wenn der erste Schritt der Kontaktaufnahme nicht funktioniert hat, kann der nächste Schritt folgen. Denn hier wissen wir, dass der Kunde nicht kommunikationswillig zu sein scheint. Daher muss nun eine andere Strategie angewandt werden und die kann nur schriftlich erfolgen. 

Wenn also die Zahlungsfälligkeit der Rechnung überschritten ist und es nicht möglich war, Kontakt mit dem Schuldner aufzunehmen, muss man dazu übergehen, eingeschriebene Zahlungsaufforderungen zu versenden. Diese Vorgehensweise enthält mehr Nachdruck, da man von der Post die Bestätigung des Versandes hat und der Schuldner den Erhalt des Briefes quittieren muss, wenn er ihn entgegennimmt. Wenn er nun nicht persönlich angetroffen wird, dann erhält er eine Benachrichtigung, den eingeschriebenen Brief beim nächsten Postamt abzuholen. Da der Kunde weiss, was in diesem Brief steht, wird er ihn in den seltensten Fällen abholen. Doch Sie haben alles getan, damit der Prozess fein säuberlich dokumentiert wurde. Dieses Vorgehen ist im weiteren Verlauf von entscheidender Bedeutung und kann auch dem Gericht vorgelegt werden, wenn nötig.

Konsequenzen klarmachen

In diesen eingeschriebenen Zahlungsaufforderungen muss ausserdem klar dargestellt werden, wie die weiteren Schritte bei Nichtzahlung aussehen. Dem Schuldner muss mitgeteilt werden, dass der Fall in weiterer Folge an ein Inkassobüro weitergeleitet wird, was mit enormen Kosten für den Schuldner einhergeht. Ausserdem muss die Frist, ab wann der Fall dem Inkassobüro übergeben wird, angegeben werden. Dieser sollte tunlichst nicht auf einen Feiertag oder auf ein Wochenende fallen, da der Schuldner dann die Ausrede hätte, dass er gar nicht pünktlich zahlen hätte können. In jedem Fall müssen dem säumigen Kunden die Konsequenzen seines Handelns dargelegt und mit Fristen eingegrenzt werden. Der Kunde soll auf einem klar dokumentierten Fundament seine Entscheidungen treffen können.

Lieferungen stoppen

Wenn diese schriftlichen Zahlungsaufforderungen ebenfalls ignoriert werden, sollte dafür gesorgt werden, dass der Kunde keine Waren oder Dienstleistungen mehr beim Unternehmen bestellen kann. Der Schaden für das Unternehmen wird dadurch nur noch grösser, weshalb jegliche Lieferung ab sofort gestoppt werden sollte. 

Wenn selbst eingeschriebene Zahlungsaufforderungen ignoriert werden, dann ist der Kunde sowieso schon “verloren”, weshalb keine weiteren Lieferungen mehr erfolgen sollten. Der Schaden für das Unternehmen muss so klein wie möglich gehalten werden.

Inkassobüro beauftragen

Der nächste Schritt, der sich empfiehlt, ist die Beauftragung eines professionellen Inkassobüros. Dies hat mehrere Gründe: 

1. Es schont die Ressourcen des Unternehmens, weil sich jemand anders um das Eintreiben des Geldes kümmern muss. 
2. In vielen Fällen, wenn das Inkassobüro sich das erste Mal beim Kunden meldet, lenkt er plötzlich ein und bezahlt doch die Rechnung. Das hat damit zu tun, dass die Verbindlichkeit, durch das Hinzuziehen einer dritten Instanz, zunimmt.
3. Die speziell ausgebildeten Mitarbeiter der Inkassobüros sorgen dafür, dass bereits am Telefon bis zu 30% höhere Rückzahlungsquoten erzielt werden. Verantwortlich dafür sind die speziellen kommunikativen und psychologischen Schulungen, welche die Mitarbeiter der Inkassobüros durchlaufen.
4. Bedeutet dies, dass das Unternehmen wesentlich schneller zu seinem Geld kommt.

Insgesamt steigt durch das Hinzuziehen von professionell agierenden Inkassobüros die finanzielle Planbarkeit von Unternehmen, denn sie können, aufgrund ihrer Erfahrung, sehr genau prognostizieren, welcher Kunde wann bezahlt.

Fazit von Milan Milic

Die Liquidität zu erhalten, ist eine der Hauptaufgaben des Unternehmertums. Nicht bezahlte Rechnungen können zu einem sehr grossen Problem für die Liquidität von Unternehmen führen, weshalb es mehr als empfehlenswert ist, schnellstmöglich professionelle Inkassobüros, die sich auf solche Situationen spezialisiert haben, hinzuzuziehen, um noch schneller ans eigene Geld zu gelangen. Das spart Zeit und Nerven, die Sie an anderer Stelle sinnvoller, zum Wohl Ihres Unternehmens, einsetzen können. Verschwenden Sie also keine Zeit, denn je mehr Zeit Sie sich lassen, beim Eintreiben von Schulden, desto länger müssen Sie auch auf Ihr Geld warten!

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg bei der Auswahl Ihres Inkassobüros und stets zahlungswillige und -fähige Kunden.

Ihr Milan Milic

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