Ich leite bereits seit mehreren Jahren ein Inkassobüro in der Schweiz und habe bereits tausende Inkassofälle selbst abgewickelt und tausende weitere indirekt beobachtet. Unternehmen, die an mein Inkassobüro herantreten, möchten natürlich Tipps, wie sie die Notwendigkeit des Geldeintreibens minimieren oder den Prozess selbst beschleunigen können. Welche Antworten ich ihnen auf ihre Fragen gebe, erläutere ich in diesem Blogartikel.

Vorauskasse

Der beste Weg, Schulden zu vermeiden, ist erst gar keine Schulden zuzulassen. Dies ist natürlich eine Binsenweisheit, doch gerade in wirtschaftlich turbulenten Zeiten, denen wir zweifelsohne entgegengehen, ist Vorauskasse eine Option, über die ernsthaft von Unternehmen nachgedacht werden sollte, wenn sie dem eigenen Geld nicht mehr hinterherlaufen möchten. Was hält Unternehmen eigentlich davon ab, erst nach Bezahlung der offenen Rechnung zu liefern? Darauf gibt es mehrere Antworten. Erstens gibt es eine Reputation, auf die geachtet wird. Unternehmen glauben, dass sie dadurch ein falsches, illiquides Bild, nach aussen hin abgeben und Kunden an die Konkurrenz verlieren. Zweitens verdienen Unternehmen daran, wenn sie Kredite, beziehungsweise Ratenzahlungen, erlauben. Bei manchen Unternehmen macht dies einen grossen Teil des eigentlichen Gewinnes aus. Dies sind die beiden Hauptgründe, weshalb Unternehmen sich sträuben, Vorauskasse als Geschäftsoption einzusetzen, obwohl es ihnen viele Sorgen beim Geldeintreiben sparen könnte.

Beim Reden kommen die Leute zusammen

Dieses Sprichwort gilt auch beim Inkassoprozess. Professionelle Inkassobüros wissen, dass die höchsten Erfolgsquoten beim Eintreiben der Gelder dann erfolgen, wenn mit dem Kunden persönlich gesprochen werden kann. In einem persönlichen Gespräch sind gewisse Punkte einfach leichter zu klären, ohne dass es Interpretationsspielräume gibt. Was bei Inkassobüros über das Telefoninkasso funktioniert, sollte auch im Forderungsmanagement des jeweiligen Unternehmens zur Anwendung kommen. Bevor mehr oder minder unpersönliche Briefe an den säumigen Kunden verschickt werden, sollte man alles dafür tun, das persönliche Gespräch mit dem Kunden zu suchen. Auf diese Weise kann das Unternehmen den eigenen Standpunkt klarer herausstellen und eventuelle Missverständnisse vermeiden. Auch die Seite des Kunden findet dadurch Gehör und er fühlt sich verstanden. Erst nach diesen Versuchen der Kontaktaufnahme, die im Übrigen möglichst früh und vor dem Versenden der Briefe stattfinden sollte, kann mit dem Mahnprozess begonnen werden. Erst nach diesen Mahnschreiben werden Inkassobüros in der Regel aktiv. Wie viele Mahnungen vom Unternehmen versandt werden, obliegt dem Unternehmen selbst. 

Gut strukturierte und abgestimmte Prozesse

Aus der Arbeit im Inkassobüro weiss ich, wie wichtig es ist, den Schuldner über möglichst unterschiedliche Kanäle, in immer kürzeren Zeitabständen, zu kontaktieren. Unternehmen sollten, um die Zahlungen zu beschleunigen, ihr Forderungsmanagement professionalisieren. Dazu gehört, möglichst schnell aktiv zu werden, wenn sich eine Zahlungsverzögerung durch den Kunden abzeichnet. Dies allerdings muss bemerkt werden. Ein kontinuierliches Scannen und Abgleichen der Kontoeingänge muss durch geschultes Personal erfolgen. Nur so können diese Anzeichen möglichst schnell ins Blickfeld geraten und entsprechend gehandelt werden, um die ausstehenden Gelder schneller einzutreiben. 

Darüber hinaus sollte der Ablauf des Forderungsmanagements ganz klar regeln, wann bestimmte Aktionen, wie eine Zahlungserinnerung oder ein Mahnschreiben an einen Kunden geschickt werden. Falls nicht genug Personal vorhanden ist, um diese aufwendigen Prozesse professionell auszuführen, sollte darüber nachgedacht werden, externe Unternehmen damit zu beauftragen oder die Forderungen an ein Factoring-Büro zu verkaufen, die dann das Geld eintreiben.

Struktur ermöglicht Handlungsspielraum für Inkassobüros

Wie ich bereits vorher beschrieben habe, sind Mahnschreiben die Voraussetzung fürs Aktivwerden der Inkassobüros. Erst wenn vom Kunden nicht darauf reagiert wird, kann das jeweilige Inkassobüro mit dem Geld eintreiben beginnen. 

Je besser die Dokumentation des Falles durch das Unternehmen, desto leichter und schneller können Inkassobüros die ausstehenden Gelder auch eintreiben. Wenn diese Vorarbeit, in Form eines professionellen Forderungsmanagements, nicht vom Unternehmen geleistet wird, dann kann es in dieser Phase des Inkassoprozesses zu enormen Verzögerungen kommen. Je strukturierter und professioneller die Vorarbeit und die Übergabe des Falles an das Inkassobüro abläuft, desto grösser sind auch die Chancen auf Erfolg.

Inkassobüros wissen: die Art der Kontaktaufnahme ist entscheidend

Nun haben Inkassobüros auch nur die Möglichkeit, den säumigen Kunden über verschiedene Wege zu kontaktieren. Professionelle Inkassobüros rufen den Schuldner an, schicken E-Mails, Briefe und sogar SMS-Nachrichten. Der Zeitraum der Kontaktaufnahme dauert zwischen einem und drei Monate. Sollten alle Kontaktversuche ins Leere laufen, muss der Inkasso-Fall an ein Gericht abgegeben werden.

An diesem Punkt sieht man auch sehr eindrucksvoll, wie lange dieser Prozess des Geldeintreibens dauern kann. Wenn sich nun das Unternehmen in der Durchführung des Forderungsmanagements bereits mehrere Wochen oder gar Monate Zeit lässt, verlängert sich der gesamte Inkassoprozess. Auch der gerichtliche Weg wird einige Zeit in Anspruch nehmen, sodass Unternehmen teilweise ein halbes Jahr oder noch länger auf die Begleichung der offenen Rechnungen warten müssen, wenn sie nicht selbst zügig tätig werden.

Fazit von Milan Milic

Aus Angst vor der Aussendarstellung sehen die meisten Unternehmen davon ab, ihre Waren erst nach Bezahlung der Rechnungen zu liefern. Deshalb müssen sie mit dem Risiko leben, dass die ausstehenden Gelder eben mit Verzögerung oder auch gar nicht beglichen werden. Inkassobüros, Anwälte oder Factoring-Büros helfen dann dabei, diese Bezahlprozesse zu intensivieren und zu beschleunigen. Wenn Unternehmen eine gute Vorarbeit geleistet haben, ist es für alle Parteien einfacher, tätig zu werden. Je schneller der persönliche Kontakt zum Schuldner hergestellt werden kann und wertschätzend mit ihm umgegangen wird dabei, desto grösser ist die Chance, das Geld möglichst schnell eintreiben zu können.